Edellisessä IT-arkkitehtuuria koskevassa blogitekstissä kerrottiin, miksi arkkitehtuuria tarvitaan. Nyt on aika vastata kysymyksiin, mitä kaikkea suunnittelu sisältää ja miten se etenee.
Ensimmäiseksi täytyy löytää sopiva arkkitehti. Pätevä arkkitehti osaa toimia puolueettomana havainnoijana ja välittäjänä, joka kuulee eri osapuolten erilaiset näkemykset ja yhdistää ne yhteiseksi tavoitteeksi. Arkkitehti voi myös toimia ulkopuolisena näkökulmana palvelutoimittajan rinnalla, jos yritys haluaa puolueettoman arvion tai lisäpotkua toimittajan ohjaamiseen. Arkkitehtuurisuunnittelu siis yhdistää ja kokoaa eri osapuolet ja näkemykset lähemmäksi ja ymmärtämään toisiaan. Vain näin yrityksen toiminta voi menestyä.
Arkkitehtuurisuunnittelu lähtee liikkeelle kartoituksesta. Teknisen ympäristön kartoituksessa selvitetään ja dokumentoidaan ympäristö halutulla laajuudella dokumentaation ja haastattelujen avulla. Havaittuja ongelmia ja tarpeita on hyvä nostaa tässä esiin. Samalla kannattaa myös keskustella mm. toimintatavoista ja rooleista, joita palveluiden tuottamiseen liittyy.
Toinen osa kartoitusta on liiketoiminnan edustajien kuuleminen. Todellinen tarve IT-ratkaisuille selviää parhaiten sieltä, ja liiketoiminnan näkökulma on monesti hieman erilainen kuin IT-osastolla. Haastatteluista kootaan tiivistetty kuva ongelmista ja tarpeista, nyt ja tulevaisuudessa.
Kartoituksesta syntyy kuva nykytilanteesta ja kehitystarpeista. Arkkitehti pohtii, miten ja millä välineillä ongelmiin ja tarpeisiin vastattaisiin parhaiten. Tämä on ideointivaihe, jossa arkkitehti esittää oman näkemyksensä perusteella ratkaisuehdotuksia ja ideoita.
Ideoita käydään asiakkaan kanssa läpi sparrailutyöpajoissa. Osa ideoista karsiutuu, uusia ajatuksia syntyy, asioita tarkennetaan ja suunta täsmentyy juuri asiakkaan itsensä näköiseksi.
Yhdessä valitut parhaat ja toteuttamiskelpoisimmat kehitysehdotukset jalostetaan pidemmälle, priorisoidaan ja dokumentoidaan arkkitehtuurisuunnitelmaan. Suunnitelman pohjana on nykytilanne, jonka päälle laaditaan tiekarttaa miten valittuihin tavoitteisiin päästään.
Segmentointi on yleensä tärkeä osa verkon arkkitehtuurisuunnitelmaa ja kyberturvallisuutta. Sitä varten luodaan järjestelmäluokittelumalli, joka määrittelee, miten arkkitehtuuria sovelletaan segmentointiin käytännössä. Se voi tarkoittaa esim. erilaisia käytettävyys- tai tietoturvaluokkia, joilla on ympäristön kannalta tietynlaisia vaatimuksia. Luokittelumallin avulla uusille järjestelmille ja komponenteille löytyy oikea paikka ympäristössä helposti ja järjestelmällisesti, jolloin kokonaisuus pysyy yhtenäisenä ja hallittuna. Luokittelun pohjana on yleensä hyvä olla CMDB-listaus omista järjestelmistä ja sovelluksista.
Toimintaympäristö dokumentoidaan ylätason kokonaiskuvaksi, josta selviää mitä toimipisteitä, ympäristöjä, toimintoja ja järjestelmiä on olemassa, missä ja miten ne liittyvät toisiinsa. Kokonaiskuva antaa nopeasti käsityksen, miten jonkin osan muuttaminen, lisääminen tai poistaminen vaikuttaa kokonaisuuteen. Se toimii myös yhteisenä kielenä ja pohjana eri toimintojen välisissä keskusteluissa.
Yrityksen toimintamallit ja politiikat, sekä toiminnan eri osapuolet ja roolit on myös hyvä huomioida suunnitelmassa, koska ne vaikuttavat väistämättä siihen, miten IT-ympäristö saadaan toteutettua arjessa toimivaksi. Arkkitehtuurisuunnitelmaan voidaan lisätä toimintamalliin liittyviä kehitysehdotuksia ja käytäntöjä.
Arkkitehtuurisuunnittelutyö ja tuotokset muovautuvat asiakkaan tarpeen mukaan. Yleensä tuotoksena syntyy helppolukuisia ja tiivistettyjä Powerpoint-esityksiä, dokumentaatiokuvia, kaavioita ja lyhyitä tekstikuvauksia. Tarpeen mukaan dokumentaatiota voidaan laajentaa tai kutistaa, esim. omaksi johtotason tiivistelmäksi.
Lopuksi valmis suunnitelma esitellään asiakkaan valitsemille henkilöille ja dokumentit luovutetaan asiakkaalle.
Arkkitehtuurisuunnittelu on kertaluontoinen konsultointityö, johon kuluu työtä muutamasta päivästä kymmeniin ympäristön koosta, monimutkaisuudesta ja halutusta laajuudesta riippuen. Kalenteriaikaa on hyvä varata kuukaudesta muutamaan.
Arkkitehtuurin pitäisi kuitenkin muuttua yrityksen toiminnan mukana. Siksi suunnitelmaa on hyvä arvioida ja päivittää säännöllisesti, vähintään silloin kun toimintaan tulee muutoksia. Yksi luonnollinen tarkastuskohta voi olla esim. vuosittainen budjetointikausi ja seuraavan tilikauden toimintasuunnitelman laatiminen.
Arkkitehtuurin viitekehys kannattaa jalkauttaa päivittäiseen työhön ottamalla se osaksi esim. muutos- tai elinkaarenhallintaa. Järjestelmäluokittelumallia ja yhteisesti sovittuja kehitystavoitteita ja toimintaperiaatteita voi soveltaa osana järjestelmien käyttöönottoa ja muutoksia. Näin saadaan toimintaan toistettavaa suunnitelmallisuutta ja yhdenmukaisuutta.