IT-ympäristön kehitys on yrityksen ja palvelutoimittajan yhteispeliä

Tuntuuko, että IT-ympäristö yllättää jatkuvasti eikä kokonaisuus ole täysin näpeissä? Muutosten tekeminen voi tuntua pelottavalta ja epävarmalta. Entä jos niistä koituukin ongelmia? Uudistusten kanssa voidaan olla jumissa ja kaikki kertyy isoksi vyyhdiksi, jota pitäisi lähteä jotenkin avaamaan.

Yritys ja palvelutoimittajat elävät symbioosissa, mutta aina yhteistyö ei toimi hedelmällisesti. Asiakasyritys voi olla tyytymätön palvelutoimittajaansa, kun ei saa siltä haluamaansa palvelua. Aika menee perusasioiden kanssa tappeluun, eikä parannuksia saada aikaan. Palvelutoimittajat taas voivat olla huonoja omatoimisesti ja aktiivisesti kehittämään asiakkaidensa ympäristöjä. Syynä voi olla esimerkiksi se, että palvelutoimittajilta puuttuu riittävä ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta. Asiakas puolestaan ei ehkä anna riittävästi tietoa ja ohjausta tarpeistaan, vaatii mahdottomia tai yrittää sälyttää kaiken vastuun toimittajalle.

Yksin palvelutoimittaja ei pysty tekemään oikeanlaisia ehdotuksia ja parannuksia asiakkaalleen. Yrityksen tehtävä on ohjata palvelutoimittajaansa niin, että se saa siitä irti haluamansa. Siksi yritysten on tärkeä omistaa arkkitehtuuritason ymmärrys omasta liiketoiminnastaan, minkä pohjalta se sitten voi ohjata tehokkaasti palvelutoimittajia tuottamaan haluttua lopputulosta.

Mikä arkkitehtuuri?

Arkkitehtuuritason näkemys syntyy isosta kuvasta, toimintaympäristöstä kokonaisuutena. Se sisältää modulaarisia paloja, infrakomponentteja, toimintoja, rooleja, sijainteja ja erilaisia rajapintoja sekä riippuvuuksia näiden välillä. Usein tämä teknisen ympäristön kokonaiskuva puuttuu ja dokumentaatio sisältää vain yksittäisiä pirstaleisia toteutustason kuvia. Laajemman kokonaisuuden hahmottaminen avaa silmiä jo paljon.

Kun mukaan yhdistetään vielä ympäristön kaikki osapuolet ja vastuut, vaatimukset ja reunaehdot, toimintamallit sekä yrityksen strategia ja talouslinjat, syntyy moniulotteinen viitekehys, jonka mukaan yritys toimii. Tätä kokonaisuutta hyvällä arkkitehtuurilla pyritään määrittämään ja yhdenmukaistamaan kaikille osapuolille yhteisesti sovituksi tavoitteeksi ja suunnaksi, jonka mukaan on helppo toimia ja rakentaa tehokasta liiketoimintaa.

IT ei ole itseisarvo

Usein unohtuu, että IT ei ole olemassa sen itsensä takia, vaan tuottamassa palveluita liiketoiminnan tarpeisiin. Uuden teknologian avulla on mahdollista tehdä hienoja juttuja, mutta tekniset ratkaisut voivat myös laahata vuosikymmeniä perässä. Kumpikaan ääripää ei luultavasti tuota tarpeeseen vastaavia ratkaisuja, jotka helpottaisivat ja tehostaisivat yrityksen toimintaa.

Tarvitaan taitoa nähdä ja valita sopivat ratkaisut ja soveltaa niitä yrityksen tarpeisiin siten, että niistä muodostuu haluttu kokonaisuus. Ihan ensimmäiseksi pitää ymmärtää tarve. Laajakatseinen, valveutunut ja näkemyksellinen arkkitehti pystyy ymmärtämään liiketoiminnan tarpeet ja niihin soveltuvat tekniset ratkaisut ja toiminnot.

Palasista kokonaisuuteen

Arkkitehtuuria lähdetään katsomaan ylhäältä alaspäin eli liiketoimintojen tarpeista kohti sopivia teknologia- ja toteutusratkaisuja. Alkuvaiheessa kartoitetaan tarpeita ja hahmotellaan tarvittavia toimintoja. Sen jälkeen etsitään niihin sopivia teknologiaratkaisuja yleisellä tasolla ilman tiettyä tekniikkaa, valmistajaa tai tuotetta.

Arkkitehdin tehtävä on koota kokonaissuunnitelma, jossa on huomioitu kaikki tarpeet, vaatimukset ja reunaehdot. Niiden pohjalta suunnitelmaan valikoituvat sopivat teknologiset ratkaisut. Arkkitehtuurisuunnitelma rakentuu arkipäivän ohjaavaksi viitedokumentiksi, joka ei ota suoraan kantaa toteutustapoihin, vaan opastaa toteuttajia valinnoissaan oikeaan ja yhdenmukaiseen suuntaan.

Arkkitehtuurin hyödyt

• Yhteinen suunta ja tavoite

Arkkitehtuuri tuo IT:n ja liiketoiminnan yhteen, luo yhteisen kielen, ymmärryksen ja pohjan yhteistyölle. IT:n sisällä eri ryhmien välille luodaan yhteinen tavoite, joka perustuu liiketoiminnan tarpeisiin. Arkkitehtuurin kautta johdetut konkreettiset tavoitteet voivat olla hyvä väline yrityksen strategian jalkauttamiseen. Yhteisen suunnan avulla kaikille kirkastuu mitä tavoitellaan ja miksi.

• Hallitut operaatiot ja investoinnit

Kun tavoite on tiedossa, kaikki osapuolet osaavat tehdä parempia suunnitelmia ja valintoja, jotka tukevat yhteistä suuntaa. Toiminta tehostuu, kun tehdään kokonaisuuden kannalta oikeita asioita. Väärät ja turhat työt ja investoinnit jäävät pois. Myös yrityksen toimintamalleja voidaan nyt sovittaa tukemaan paremmin yhteistä tavoitetta ihan konkreettisen tekemisen kannalta.

• Parempi kyberturvallisuus ja käytettävyys

Arkkitehtuuri luo kokonaiskuvan toimintaympäristöstä ja sen rajapinnoista. Eri osapuolten ja toimintojen liitoskohdissa sijaitsevat usein myös kyberturvallisuuden riskipaikat ja käytettävyyden pullonkaulat. Arkkitehtuuri tekee infran riskipaikat näkyväksi ja auttaa luokittelemaan ja priorisoimaan niitä ja tarvittavia korjaustoimenpiteitä. Riskienhallinta paranee ja ongelmien iskiessä kokonaiskuva auttaa palautumisessa huomattavasti.

Yhteistyöllä tuloksiin

Kaikki haluavat nyt kumppanuutta, mutta hedelmälliseen yhteistyöhön vaaditaan molempien osapuolten aktiivista sitoutumista. Arkkitehtuuri yhdistää yrityksen sisäiset toiminnot, mutta myös palvelutoimittajat, toteuttamaan yhteistä tavoitetta parantaa liiketoiminnan edellytyksiä. Kun tavoite ja suunta on määritelty, päivittäisen työn tekeminen on paljon helpompaa ja sujuvampaa. Parhaita tuloksia syntyy ajatuksia ja ideoita sparrailemalla. Siispä kehitetään ja kehitytään yhdessä!

Blogin toisessa osassa kerrotaan, miten arkkitehtuurisuunnittelu yleensä etenee.

Blogin kirjoittaja

Antti Leimio

Network Security Architect

Kokenut tietoliikenneasiantuntija, joka on kiinnostunut ymmärtämään teknologiaa ja hyödyntämään sen mahdollisuuksia. Autan löytämään ja toteuttamaan liiketoimintatarpeisiin sopivia kyberturvallisia tietoliikenneratkaisuja.