Tehokkuutta Teoston toimintaan
Loihde auttoi Teosto ry:tä kirkastamaan ketterää toimintamalliaan.
Haaste: ketterä toimintamalli ei vaikuta ketterältä
Teosto on noin 65 henkilön organisaatio, joka mahdollistaa musiikin ammattimaista tekemistä ja käyttämistä. Se hallinnoi musiikin tekijänoikeuksia, myy lupia musiikin käyttöön ja tilittää keräämänsä korvaukset edelleen säveltäjille, sanoittajille, sovittajille ja musiikkikustantajille. Teosto myös kehittää musiikkialaa sekä edistää musiikintekijöiden ja luovan työn asemaa yhteiskunnassa.
Teostossa on noin kuuden vuoden ajan tehty IT- ja digikehitystä osin ketterillä menetelmillä ja vaihtelevilla toimintatavoilla palveluntarjoajasta riippuen. Tämän lisäksi Teostolla on kehitetty portfolionhallinnan käytäntöjä ja PMO-toimintaa. Teostolla on päämääränä edistää ketterien toimintamallin osaamista ja hyödyntämistä laajemmin koko organisaatiossa.
Teosto oli tunnistanut nykyisessä toimintamallissaan haasteen: käytettävissä oleviin resursseihin nähden yritettiin tehdä liikaa asioita ilman selkeää priorisointia. Kiirettä riitti, mutta silti tehtäviä ei tunnuttu saavan valmiiksi asti.
Analyysi: nykytilanteen kartoitus ja parannuskohteiden tunnistaminen
Loihteen asiantuntijan johdolla pureuduttiin ongelman ytimeen. Aluksi selkiytettiin, mitä ketterällä toimintamallilla Teostossa tavoitellaan ja minkä ongelman se ratkaisee. Kyselyiden ja haastattelujen avulla kartoitettiin eri toimintojen edustajien mielipiteitä ketteryyden tavoitteista, nykymallin hyvistä ja huonoista puolista sekä siitä, mikä olisi suurin muutos, mitä nykyiseen malliin pitäisi tehdä.
Lopuksi käytiin vielä pienryhmähaastattelujen kautta läpi erilaisten ketterän toimintamallin elementtien, kuten asiakaskeskeisyyden, inkrementaalisen arvontuoton, jatkuvan priorisoinnin ja jatkuvan parantamisen tilannetta Teostossa.
Näiden perusteella Loihteen asiantuntijat esittivät parannustoimenpiteitä mallin tarkennukseen, tiimien organisointiin sekä työkalujen käyttöön ja koulutuksiin. Yhdessä Teoston kanssa valittiin tärkeimmäksi katsotut toimenpiteet toteutukseen.
Tulokset: tarkennuksia toimintamalliin ja työkaluihin
Kyselyiden ja haastattelujen pohjalta selvisi, että ketterän toimintamallin puitteet olivat Teostolla pääosin kunnossa, eli massiivisiin uudistuksiin ei ollut tarvetta. Oli kuitenkin syytä parantaa työn läpinäkyvyyttä ja priorisointia sekä rajoittaa yhdenaikaisen työn määrää.
Tähän haasteeseen pureuduttiin työpajoissa, joiden aluksi pohdittiin, pitäisikö nykyistä kehitystiimirakennetta muuttaa enemmän asiakasarvon mukaiseksi. Kävi kuitenkin selväksi, että kehitystiimirakenne ei ollut ongelman ydin, vaan haaste löytyi ennemminkin prosessin alkupäästä, kun kehitysideoita käsitellään ja priorisoidaan.
Loihteen asiantuntija auttoi Teoston asiantuntijoita määrittelemään ideoiden käsittelyyn selkeän prosessin. Ensin Teoston muotoilutiimi jalostaa tunnistettuun ongelmaan toteutuskelpoisen ratkaisuehdotuksen. Ehdotus validoidaan loppukäyttäjällä tai asiakkaalla ja lisäksi ratkaisun liiketoimintahyödyt arvioidaan. Näiden vaiheiden jälkeen tehdään päätös toteuttamisesta.
Lisäksi tarkennettiin portfolion hallinnan prosessia: päätös toteutuksesta ei tarkoita välitöntä toteutusta, vaan ideat priorisoidaan ja toteutus alkaa, kun toteutustiimeillä on vapaata kapasiteettia. Loihteen asiantuntijan Jira-osaaminen auttoi myös työkalujen konfiguroimisessa. Näin saatiin parannettua näkyvyyttä valmistelutöihin ja siihen, miten eri kokonaisuuksiin liityvä työ eri tiimeissä etenee.
Loihteen avulla Teosto löysi suunnan ketterän toimintamallin kehitykselle ja sai asiantuntevaa apua muutoksen alkutaipaleella.
