PP-sairaanhoitopiirin tietojohtamisen suunnitelmallinen käynnistys
PPSHP:n raportointiympäristön ja tietojohtamisen kartoitus osoitti, miten tietotuotantoon saadaan kaivattua eheyttä. Tieto-ohjautuva toiminta tehostaa tiedon hyötykäyttöä sekä sairaanhoitopiirissä että hyvinvointialueella.
Mitä tehtiin
PPSHP tilasi Loihteelta raportointiympäristön ja tietojohtamisen nykytilanteen kartoituksen loppuvuodesta 2020. Sote-alueen väliaikaishallinto tarvitsee konkreettisia toimenpide ehdotuksia, joiden avulla kansallisesti tärkeäksi nostettu tietojohtamisen aihe muuttuu teoriasta käytännöksi.
”Mille pitäisi alkaa?”, PPSHP:n väki kysyi toimeksiannon ensimmäisessä kokouksessa. Tähän arkiseen kysymykseen tiivistyy tieto-ohjautuvuutta tavoittelevien organisaatioiden ongelma. Tehtävää on paljon ja tehtävistä moni koskettaa läheisesti työpaikan arkisia töitä. Siksi ensimmäiset askeleet kannattaa ottaa harkiten ja jonkinlainen tilannekuva puoltaa paikkaansa ennen kehitystöiden aloittamista. PPSHP halusi juuri tällaisen analyysin, jolla selvitettäisiin, millaisista osista kehittämistyö kannattaisi koostaa ja mitkä tehtävät nousevat työlistan kärkeen. Tiedossa oli, että muutoksia tarvittaisiin sekä lähdejärjestelmiin että tiedonkäsittelyn toimintaan.
Toimeksianto kesti noin kolme kuukautta.
Miten tehtiin
Selvitystyö hoidettiin koronarajoitusten vuoksi kokonaan etätyöskentelynä. Projektin aikana Loihteen kolmen konsultin tiimi järjesti työpajakokonaisuuden, joissa raportointikokonaisuuden nykytila hahmottui eri näkökulmista. Kolmessa eri tilaisuudessa käsiteltiin niin tiedon hyötykäytön toiveita ja tavoitteita kuin raportointiteknologioitakin. Osallistujien kesken pohdittiin erilaisia kehitysskenaarioita eli tavoitteiden ja etenemisen tapojen kunnianhimoisuuden tasoja. Vaihtoehtojen hyviä ja heikkoja puolia arvioimalla nähtiin, mitä tieto-ohjautuva toiminta edellyttää organisaatiolta.
Konsulttitiimin tehtävä tällaisessa toimeksiannossa on kuunnella tarkasti ja tarjota puolueeton asiantuntijanäkemys siitä, miten edessä häämöttävää tieto-ohjautuvuuden tavoitetta kannattaa lähestyä, jotta onnistuminen olisi todennäköistä. Suosituksiksi muotoiltavia aihioita jäsenneltiin PPSHP:n asiantuntijoiden kanssa työkokouksissa.
Mitä saatiin aikaiseksi
Työpajakeskusteluissa kävi ilmeiseksi, että tietotuotannon eheyden varmistaminen on olennainen tehtävä. Eheys edellyttää järjestelmällistä otetta resursointiin, tietoarkkitehtuuriin ja siiloutumisen välttämiseen. Sote-alueiden rakentuminen lisää organisaatioiden välistä tiedon jakamista. Sairaanhoitopiirissä pidettiin tärkeänä, että tiedolla johtamisen käytännöt vahvistavat yhteistyön sujuvuutta.
Sairaanhoitopiirille valmistui raportti, jonka ytimessä ovat suositukset tieto-ohjautuvuuden kehittämisen seuraaviksi askeleiksi. Suosituksia on viisi ja niiden päälle voidaan myöhemmin rakentaa vaiheistettu ja aikataulutettu etenemissuunnitelma eli kartta ja kompassi kehittämiskokonaisuuden johtamisen tarpeisiin. Raportissa annettiin ehdotuksia kunkin suosituksen käytännön toteuttamista varten.
Mihin aikaansaannosta käytetään
Sairaanhoitopiiri sekä uusi hyvinvointialue hyötyvät järjestelmällisestä tiedolla johtamisesta. Loihde suosittelee, että kokonaisuutta johdetaan vaiheistetun ja priorisoidun etenemissuunnitelman avulla. Suunnitelma auttaa vastaamaan tunnistettuihin tietotarpeisiin kustannustehokkaalla tavalla. Syvemmän hyvinvointialueen valmisteluvaiheen alkaessa POPsote:n tietojohtamisen projektiryhmä tulee hyödyntämään Loihteen suosituksia.
Kollektiivinen oppiminen on tutkitusti onnistuneen muutoksen olennainen taustatekijä. PPSHP:lla tunnistettiinkin viisaasti, että osaamisen kehittäminen kannattaa aloittaa heti kehitysohjelman alussa. Loihde toteuttaa sairaanhoitopiirin ja hyvinvointialueen henkilöstölle tiedolla johtamisen koulutuskokonaisuuden. Koulutukset avaavat käytännönläheisellä tavalla sitä, miten tiedon hyötykäyttö tehostaa työarkea.
