Työajanseurantajärjestelmän muutos on monessa organisaatiossa ajankohtainen asia, sillä useampi laajasti käytössä ollut järjestelmä on tullut käyttöikänsä päähän eli niitä ei enää päivitetä tai kehitetä. Monien toimijoiden on siis etsittävä uusia ja samalla myös entistä paremmin käyttäjiä ja koko organisaatiota palvelevia ratkaisuja työajanseurantaan.
Nurmijärven kunnan palvelussuhdepäällikkö Reetta Kontio on tyytyväinen Loihteen kanssa toteutettuun järjestelmävaihdokseen. Syyskuussa käynnistynyt projekti oli testausvaiheessa jo marraskuussa ja huipentui joulukuussa siihen, että Loihde Työajanseurantapalvelu oli päivittäisessä käytössä. Nurmijärvi toteutti hankkeen kilpailutuksen Hanselin kautta.
”Meillä oli kovat odotukset ja täytyy sanoa, että positiivisesti nämä odotukset on saatu myös lunastettua. Projekti on vaatinut riittävää resursointia puolin ja toisin. Näin nopealla aikataululla käyttöönottoprojekti ei olisi ollut mahdollinen, ellei kumppani olisi ollut näin sitoutunut. Hyvä projektipäällikkö luotsasi hanketta ja yhteistyö on toiminut.”
Tarkat laatuvaatimukset täyttyivät
Uudelle järjestelmälle oli Nurmijärvellä asetettu monia laatukriteereitä kustannustehokkuuden lisäksi. Kontio kertoo, että kunta-alalla työaikoihin liittyy monia eri työaikamuotoja, koska työtehtävien kirjo ja siten työaikojen vaihtelevuus on suurta. Osa tekee työvuorolistan mukaista työtä, joillain on kiinteä työaika ja lisäksi on niitä, jotka tekevät liukuvaa työaikaa monessa eri työaikamuodossa.
”Yleisesti ottaen kuntien tarpeet ovat työajanseurantaa ajatellen laajat, sillä palvelukirjo on kunnilla laaja ja erilaisia työaikajärjestelyjä paljon. Tämä luo paljon tarpeita, joten seulamme oli tarkka valittavan järjestelmän ja kumppanin osalta”, Kontio selvittää.
Myös erilaiset rajapinnat muihin järjestelmiin ovat tärkeässä roolissa, että vuorovaikutus järjestelmien välillä hoituisi mutkattomasti ilman toistuvaa manuaalista työtä.
”Pääkäyttäjillemme uusi järjestelmä on tuonut merkittävää lisäarvoa muun muassa helppoudellaan ja siten tehokkuutta lisäämällä. Työaikaa saadaan nyt käytettyä järkevämmin, kun aikaa ei esimerkiksi mene niin paljon kirjausten korjaamiseen tai muuhun sellaiseen.”
Myös prosessit kehittyivät uudistuksen myötä
Järjestelmän käyttö arjessa on Kontion mukaan osoittautunut monin tavoin sujuvaksi. Hän luonnehtii järjestelmää ohjaavaksi, eli se ei vaadi niin paljon opettelua. Järjestelmän käyttäjiä on Nurmijärvellä kaikkiaan noin 700, sillä osa kunnan työntekijöistä (kuten opetushenkilöstö) ei käytä työajanseurantatyökalua.
”Alussa väistämättä eteen on tullut joitakin haastavampia tilanteita, mutta ne ovat olleet enemmän yksittäistapauksia. Hyvää palautetta on tullut käyttäjiltä heti tuoreeltaan. Sekä työntekijät että esihenkilöt ovat kokeneet uuden järjestelmän moderniksi ja selkeäksi.”
Positiivisena muutoksena Kontio näkee myös sen, että osaa työajanseurantaan liittyvistä prosesseista on otettu tarkasteluun muutoksen myötä. Moni asia, jota aiemmin on voinut hoitaa tai korjata vain tietyt henkilöt, ovat nyt käyttäjän itsensä muutettavissa. Yhtenä esimerkkinä tästä ovat leimauskorjaukset, joita työntekijä voi nyt itse hoitaa alusta loppuun.
”Uudessa työajanseurantajärjestelmässä on paljon parannuksia aiempaan verrattuna. Pääsimme kertaheitolla tälle vuosituhannelle eikä samoja asioita tarvitse enää kirjata erikseen vielä henkilöstöjärjestelmään, vaan integraation myötä järjestelmät keskustelevat keskenään”, Kontio summaa.
Seuraavia kehitysaskeleita on jo Nurmijärvellä mietitty. Palkanlaskentajärjestelmän integraatio olisi luonteva seuraava etappi, samoin kulunvalvontaan liittyvät asiat.
”Luotettavan kumppanin kanssa on hyvä hoitaa tärkeitä asioita yhteistyössä. Voimme luottaa siihen, että asiat etenevät ja mahdolliset eteen tulevat haasteet saadaan ratkottua.”
Loihteen myynti- ja asiakkuuspäällikkö Tero Tuominen vahvistaa, että projektinhallinta on hyvin keskeinen osa ketterää käyttöönottoa ja järjestelmien yliheittoa.
”Meillä on kyvykkyys toimia ripeästi. Vaativatkin projektit ovat osa arkeamme. Silti jokainen tapaus on sekä tärkeä että yksilöllinen. Kokonaisturvallisuuden näkökulma on myös aina otettava huomioon”, Tuominen kiteyttää.
Tuominen painottaakin kokonaisturvallisuuden osaamisen sekä asiakkaan kuuntelemisen ja ymmärtämisen merkitystä.
”Turvallisuuteen kytkeytyvien palveluiden tavoitetila on käyttäjän näkökulmasta yksinkertaiset ja tehokkaat turvallisuuden prosessit, turvallisuuspalveluiden tiedolla johtaminen sekä kustannustehokkaat ratkaisut.”