Web-sisällönhallinnan tehokkuus oli laskenut globaalissa yrityksessä, jonka online-strategiaan kuului vahva paikallinen läsnäolo n. 80 eri maassa n. 50 eri kielellä. Sisällönhallinta- ja portaalialustan aiheuttamien korkeiden operatiivisten kustannusten lisäksi sisältöjen julkaisunopeus oli epätyydyttävällä tasolla; operointi vaati runsaasti manuaalisia prosesseja, jotka olivat paitsi hitaita myös virhealttiita. Toisena haasteena oli yhdenmukaisen ja paikkansapitävän tuotetiedon yhdistäminen markkinointiviestinnän sisältöihin kuluttajille lisäarvoa tuottavalla tavalla. Sisältöjä liikuteltiin järjestelmästä toiseen usein sähköpostien liitetiedostoina. Tämä aiheutti sisällön laatuun, yhdenmukaisuuteen ja seurattavuuteen kohdistuvia paineita. Lisäksi alusta ei riittävällä tasolla ohjannut paikallisia käyttäjiä kunnioittamaan sisällön ja ulkoasun erottamista toisistaan, mikä johti ajan saatossa siihen, että sivuston konseptia ei järkevillä kustannuksilla enää pystytty päivittämään vastaamaan liiketoiminnan muuttuvia tarpeita.
Asiakkaalla on vanhentunut sisällönhallinta- ja portaalialusta, johon tärkeimpiä sisältölähteitä mm. tuotetiedon osalta ei ole integroitu. Sisältöjä viedään moninaisten manuaalisten prosessien kautta julkaisualustalle. Esimerkiksi volyymiltaan merkittävän massan aiheuttavien käännösten osalta sisältö lähetetään ja vastaanotetaan excel-tiedostoina. Työnkulkuja ei hyödynnetä. Sisältöä ei ole erotettu ulkoasusta. Työkalun käyttö koetaan yleisesti niin vaikeaksi, etteivät asiakkaan liiketoimintaorganisaation käyttäjät itse operoi sitä, vaan käyttö on ulkoistettu kymmenien konsulttien tukiorganisaatiolle.
Toimimme osana asiakkaan tuotevalintaa varten perustamaa työryhmää ja kehitimme valintakriteeristöä, jossa pääpaino oli sisällönhallinnan prosessien optimoinnissa ja toiminnallisuuksien hyödynnettävyydessä. Proof of Concept -vaiheen jälkeen kandidaateista suositeltiin tuotetta, jonka tuki uuden optimoidun prosessin edellyttämille toiminnallisuuksille oli verrokeista kattavin.
Edustajamme toimi sisällönhallintajärjestelmän kehityksestä vastaavan SCRUM-tiimin Product Ownerina varmistaen, että investoinnilla haettu tehostaminen toteutuu myös käytännössä. Kehitysvaiheessa luotiin liiketoiminnan tarpeita vastaava sisältömalli, normalisoitiin tuoteinformaatio, luotiin sisällön metadata-pohjaiseen esittämiseen soveltuva taksonomia, rakennettiin työnkulkuintegraatio ulkoiseen käännöspalvelujen tarjoajaan, integroiduttiin tuotemastertietokantaan sekä useaan muuhun tärkeään sisältölähteeseen.
Edustajamme toimivat alustan päälle toteutettavien uusien konseptien ratkaisusuunnittelijoina (mm. monikanavaisuutta aidosti tukeva responsiivinen toteutus esityskerroksesta) sekä operatiivisen mallin kehittämisen ja jalkauttamisen tukena.
Strategia: Alustalle asetetun pidemmän aikavälin tavoitteiden arviointi. Tarjouspyyntöprosessiin sekä tuotevalintaan osallistuminen. Valintakriteeristön kehittäminen.
Prosessisuunnittelu: Sisällön ylläpidon avainprosessien määrittely ja niitä tukevien työnkulkujen suunnittelu. Käyttäjäskenaarioiden kuvaaminen. Ylätason arkkitehtuurisuunnittelu mm. integroitavien sisältölähteiden osalta.
Määrittely: Työkalun sekä loppukäyttäjäkonseptien vaatimusmäärittely. Sisältömallin ja taksonomian määrittely. Käyttäjätasojen ja -oikeuksien määrittely.
Jalkautus: Operatiivisen mallin kehityksen, koulutuksen ja käyttöönoton tuki.
Vanha alusta ajettiin suhteellisen aggressiivisen migraatiovaiheen jälkeen alas. Uuden ratkaisun mahdollistama sisällönhallinnan tehostuminen on tuonut merkittävää kustannussäästöä sekä parantanut asiakkaan kykyä reagoida nopeasti muuttuviin markkinaolosuhteisiin innovatiivisilla ratkaisukonsepteilla; sivuston ja siihen integroitujen toiminnallisuuksien konsepteja on uudistettu nykyisenkin alustan elinkaaren aikana jo useampaan kertaan. Nykyään ratkaisun normaalista operoinnista vastaavat asiakkaan omaan liiketoimintaorganisaatioon kuuluvat pääkäyttäjät, joiden määrä on murto-osa aiemmin tarvitusta. Tärkeä sisältö siis saavuttaa kuluttajat entistä nopeammin, laadukkaampana ja kustannustehokkaammin.