Maakuntien tilakeskuksen raportoinnin pääsynhallintaprosessia kehitettiin helppokäyttöisempään ja asiakasystävällisempään malliin tietoturvaa unohtamatta.
”Käyttövaltuushallinta on meille ja julkishallinnon asiakkaillemme hyvin tärkeää. Kun aiempi prosessimme koettiin turhan monimutkaiseksi, halusimme muutosta. Lähdimme Loihteen kanssa pohtimaan, miten saisimme maksimoitua toimintamme tehokkuutta ja toisaalta asiakaskokemustamme”, kertoo Maakuntien tilakeskuksen kehityspäällikkö Iiris Murto.
Maakuntien tilakeskus toimii hyvinvointialueiden lakisääteisenä kiinteistö- ja toimitilahallinnon osaamiskeskuksena. Se tuottaa alueille ja valtiolle digitaalista tietoa, palveluita ja ratkaisuja toimitilajohtamisen tueksi. Visiona on, että hyvinvointialueet voivat tulevaisuudessa palvella ihmisiä kestävästi ja kustannustehokkaasti terveissä, turvallisissa ja tarkoituksenmukaisissa tiloissa.
Maakuntien tilakeskuksen toiminnan ytimenä ovat hyvinvointialueiden ja valtion käyttämät tilatietopalvelut. Ne sisältävät mm. hyvinvointialueiden käytössä olevan tilatietojärjestelmän ja tietoalustan, niihin liittyviä hallinnointi- ja asiantuntijapalveluita sekä käyttäjätuen.
”Kokoamme alueiden kiinteistö- ja tilatietoja varsin kattavasti. Voimme esimerkiksi selvittää, paljonko terveyskeskuksen näytteenottohuoneilla on neliöitä ja mitkä niiden käyttökustannukset ovat. Rikastamme tietoja myös muiden ulkoisten tietolähteiden datoilla, kuten sairastavuusindekseillä ja väestöennusteilla”, Murto sanoo.
Maakuntien tilakeskus on mahdollistanut palveluidensa käytön asiakaskohtaisesti. Eri organisaatioissa ja organisaatiotasoilla olevat käyttäjät pääsevät vain niihin tietoihin, jotka heille ovat tarpeen. Tämä merkitsee tarkoin määriteltyjä ja hyvinvointialueiden kanssa yhteisesti sovittujen pelisääntöjen mukaisia käyttöoikeus- ja luvituskäytäntöjä.
”Käyttövaltuushallinta näkyy loppukäyttäjälle monessa kohtaa. Saatavilla olevat tiedot tukevat hyvinvointialueiden arjen tilahallintaa ja jopa tiloihin liittyvää strategista päätöksentekoa. Tämä on mahdollista vain ajantasaisen ja valtakunnallisesti vertailukelpoisen datan avulla. Meillä on jo hurjasti tietoa, mutta jos se ei tavoita oikeaa henkilöä, joudutaan päätöksiä tekemään pahimmillaan puutteellisen tiedon varassa”, summaa Murto.
”Aiemmin jokaisen palvelukäyttäjän lisäys, muutos ja poisto vaati työtä useilta eri tahoilta. Pohdimme tiedon saavutettavuutta ja hallintaa sekä asiakkaan että oman organisaation kannalta. Halusimme parantaa asiakkaidemme käyttäjäkokemusta, ja samalla oli tärkeää vapauttaa ammattilaisemme työskentelemään heidän ydintehtävissään”, Murto muistelee.
Maakuntien tilakeskuksessa päätettiin ottaa pohdintoihin mukaan Loihteen asiantuntijat, joiden kanssa työskentely oli entuudestaan tiivistä, tuttua ja hedelmällistä. Lopputulemana Maakuntien tilakeskuksen raportoinnin käyttövaltuushallinnassa päädyttiin hyödyntämään Microsoftin low-code- eli vähän koodaamista vaativaa Microsoft Power Platform -kehitysalustaa.
”Power Platform oli meille looginen ratkaisu. Meille oli tärkeää ketterä hallintaprosessin ja asiakaskokemuksen parantaminen, nopea ja kevyt käyttöönotto sekä kustannustehokkuus – olemmehan hyvinvointialueiden ja valtion omistama yritys. Lisäksi käytimme jo ennestään Microsoftin Power BI -raportointi- ja muita pilviratkaisuja”, Murto perustelee.
”Tuotimme myös käyttöliittymän, joka muistuttaa toiminnoiltaan ja ulkoasultaan muita talossa entuudestaan käytössä olevia työkaluja. Sovelluksesta tuli näin helposti lähestyttävä, looginen ja intuitiivinen”, Murto kertoo.
Nyt Maakuntien tilakeskuksessa tehdään yhdessä käyttöliittymässä ja alustan mahdollistamien automaatioiden avulla kaikki tarvittavat käyttöoikeuksien lisäykset, muutokset tai poistot. Sen jälkeen Power Apps -sovellus tekee tarvittavat muutokset.
”Ratkaisu on asiakasystävällinen, nopea ja turvallinen. Saimme myös siirrettyä manuaalista, virheherkkää työtä koneelle. Keskitymme siihen, missä tuotamme oikeasti lisäarvoa”, Murto iloitsee
Loihteen Lead Business Advisor Jukka Sormusen mukaan projekti oli alusta lähtien selkeä, koska tunnistettu haaste oli hyvinkin konkreettinen. ”Datan käyttö ja hallinta on yksi tämän päivän organisaatioiden menestyksen peruspilareista. Kun oikeille ihmisille tarjotaan helppokäyttöinen pääsy datan hallintaan, organisaation tehokkuus paranee merkittävästi” sanoo Sormunen. Tällä hankkeella oli alusta lähtien selkeä päämäärä: parantaa organisaation tehokkuutta mahdollistamalla kaikille helppo ja vaivaton pääsy datan äärelle.
”Yhä useammat organisaatiot toimivat lukuisissa eri järjestelmissä ja tieto saattaa olla varastoituna useampaan pilveen. Tämä luo datan hallintaan monimutkaisuutta ja paljon lisätyötä. Mitä helpommaksi datan hallinta tehdään, sitä paremmin organisaatio on perillä siitä mitä tapahtuu. Tässä projektissa hyödyt olivat saman tien ulosmitattavissa” jatkaa Sormunen.