Tehoa, turvaa ja innovaatioita: dokumenttien ja sisällön hallinnan avulla kohti kestävää kasvua

Nopeasti muuttuvassa yritysmaailmassa tietojohtaminen on todella tärkeää. Siihen oleellisesti liittyvä dokumenttien ja sisällön hallinta ei vain vaikuta suoraan yrityksen tulokseen, vaan se myös parantaa tietoturvaa ja avaa ovia innovaatioihin uusien teknologioiden, kuten generatiivisen tekoälyn, avulla. Nyt on aika ottaa dokumentit ja sisällöt haltuun ja hyödyntää niiden koko potentiaali.

Pohditaan muutamaa kysymystä:

• Tiesitkö, että tutkimusten mukaan tietotyöläiset käyttävät jopa viidenneksen työpäivästään pelkästään tiedon etsimiseen? Se on melkoista ajan haaskausta ja näkyy heti tuottavuudessa.
• Oletko huomannut, että monet generatiivisen tekoälyn ratkaisut ja työkalut, kuten MS 365 Copilot, luovat arvoa olemassa olevien dokumenttien pohjalta? Ilman hyvin järjestettyjä ja laadukkaita dokumentteja nämä teknologiat eivät luo sitä arvoa mitä niiltä haetaan
• Oletko tullut ajatelleeksi, että tietomurtojen taloudelliset seuraukset ovat keskimäärin 4,45 miljoonaa dollaria globaalisti (IBM - Cost of a Data Breach Report 2023)? Kuulostaa melko suurelta summalta.

Nämä kysymykset tuovat esiin joitain haasteita, joiden kanssa nykypäivän organisaatiot painivat. Tehokas dokumenttien ja sisällön hallinta tarjoaa ratkaisuja, jotka parantavat tietojen turvallisuutta, tehostavat toimintaa ja vauhdittavat innovaatioita.

1. Tehosta tietotyötä

Ajattele, kuinka paljon enemmän saisitte organisaatiossanne aikaan, jos työntekijöiden ei tarvitsisi käyttää jopa viidesosaa ajastaan tiedon etsimiseen. Kun dokumentit ja sisällöt ovat hyvässä järjestyksessä, ne löytyvät juuri silloin kun niitä tarvitaan. Tämä tarkoittaa nopeampia päätöksiä, enemmän aikaa olennaiseen ja parempaa tuottavuutta.

2. Innovaatioita generatiivisen tekoälyn ja tekoälyagenttien avulla

Dokumentit ja sisällöt ovat avainasemassa, kun halutaan hyödyntää generatiivista tekoälyä ja tekoälyagentteja. Esimerkiksi RAG -arkkitehtuuri, joka yhdistää tekoälyn ja sisällön sekä dokumentit, on suosittu tapa luoda arvoa suurten kielimallien avulla. Lisäksi tekoälyagentit, jotka toimivat itsenäisesti ja tekevät päätöksiä, tarvitsevat jatkuvasti ajantasaista ja oikeaa tietoa voidakseen navigoida ympäristössään ja reagoida tilanteisiin oikein. Jos dokumentit ovat huonolaatuisia, se voi johtaa tekoälyn virheellisiin päätöksiin. Hyvä dokumenttien ja sisällön hallinta auttaa saamaan tekoälystä irti parhaan mahdollisen hyödyn.

3. Suojaa tietosi: turvaa luottamuksellinen data

Hyvin hoidettu dokumenttien ja sisällön hallinta on avainasemassa tietojen suojaamisessa. Kun dokumentit ovat turvallisissa ja suojatuissa järjestelmissä ja niiden luottamuksellisuusluokitus on selkeästi määritelty, niitä käsitellään oikealla tavalla, ja varmistetaan, että vain oikeat henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin. Tämä vähentää riskejä ja parantaa tietoturvaa.

Yhteenveto: Dokumenttien ja sisällön hallinta on perusta kestävälle kasvulle ja turvallisuudelle

Kun dokumentit ja sisällöt ovat hyvin hallittuja, organisaatio voi luoda enemmän arvoa ja välttää turhia riskejä. Hyvä hallintamalli ei ainoastaan tue nykyisiä liiketoimintatarpeita, vaan mahdollistaa myös tulevaisuuden kasvun ja innovaatiot. Tarkoitukseensa sopiva hallintamalli ja -prosessit tarjoavat ratkaisuja, joiden avulla organisaatio voi tehokkaasti hallita dokumentteja ja sisältöjä, turvata informaation ja optimoida toimintansa.

Nyt on oikea hetki laittaa tämä kuntoon ja varmistaa, että dokumenttien ja sisällön hallinta tukee organisaatiosi tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla.